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離れた作業者がG suiteを使って業務を連携できるかの検証結果

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今日は「離れた作業者がG suiteを使って業務を連携できるかの検証結果」についてのメモです。数ヶ月前に私は、このG suite(ビジネス)に加入しました。目的としてはクラウドを利用した業務改善ができるか?というお試しと、実際に外部の方とG suiteを使いやり取りをする中で社内でやっている作業を外に持ち出して作業できるのか?というお試しです。

今日は実際にG suiteを使って解ったことをシェアしたいと思います。

最初に伝えておきますが、G suiteめっちゃいいですよ。

 

G suiteとは

G suiteを利用していない方、もしくは興味ある方は「ビジネス用に設計されたクラウド型オールインワングループウェア」で基本的なことを書いていますのでそちらをご確認ください。

※その記事にも同様のリンクがありますが、下記リンクから申し込むと割引が適用になります。

 

G suiteを入れてみた感想

早速、G suiteを取り入れてみた感想を言いますと

  • 直感的に見やすいのでいい感じ
  • 見やすく変更できるので嬉しい です。

 

G suiteをWebで見るとこんな感じ

参考までに私のWeb上のフォルダの見え方をUPしておきます。

先ほど「見やすく変更できるので嬉しい」という部分ですが、フォルダの色分けが可能なのでパッと見ただけで区別を解りやすくしたりできるので良いですね。

 

G suiteの「ドライブファイルストリーム」を導入すると同期します

G suiteで提供している「ドライブファイルストリーム」は、PC(コンピュータ)上に「Google Drive File Stream」というドライブを作成し、そこに自分だけのマイドライブと、共同作業用のチームドライブが作成され、ここでその入るたちをフォルダ別にオフラインでの作業をできるように設定できます。導入も簡単です。

参考までに私のPC上のフォルダの見え方をUPしておきます。

※ちなみにオンライン・オフラインは、このドライブ内フォルダについているマークで確認できますのでわかりやすいのと、オフラインで作業をする場合、ネットが繋がった際に上書き(同期)してくれます

 

チームドライブに他の人を招待してみた

G suiteのドライブは、先ほどの画像にあるように、マイドライブとチームドライブの区分けがあって、マイドライブは説明するまでもなく自分用ですが、チームドライブはチームフォルダ作成後にメンバーを招待する形になります。

現状は、Gmailとつながりのあるメールアドレス(要するにGmail)を持っている方限定となっていますが、このG suiteに登録されていない方でも招待することができます。

私も実際にある方を招待してチームフォルダを作成しましたが、この内部での容量はお互いに消費する形のようで、個人の小さな仕事であれば通常アカウント(G suiteやっていない方)でも容量があまり消費されないので沢山の方とチームを作り上げることが可能ですが、継続的に大きなデータやり取りをするチームが必要な場合、各自G suiteアカウントを持つと良いと思います。

 

  • Basic:30GBのストレージを備えたプロフェッショナルなオフィススイート
    料金:¥600JPY/1ユーザー /月
  • Business:無制限のストレージとアーカイブ機能を備えた拡張版のオフィススイート
    料金:¥1,200JPY/1ユーザー/月
  • Enterprise:高度な管理機能を含むプレミアムオフィススイート
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G suite実際の作業性を検証してみました。

私は機械設計のお仕事をしている関係から、非常に重たいデータを扱うことがあるので、ネットワーク上でのデータを触るのは少し抵抗がありましたが、今回このクラウドを利用して作業が可能なものか確認しました。以下の条件で確認しましたので、その結果です。

  • ネット条件:Wifi
  • 使用データ:42.75MBのCADアセンブリデータ

テスト①:ネットに繋がった状態でオフライン使用可能の状態

立ち上がり:約3.5分

テスト②:ネットに繋がっていない状態でのオフライン使用可能の状態

立ち上がり:約3.5分

テスト④:ローカルデータ

立ち上がり:約1.2分

以上のように、オフライン作業できるようにセットしておいた場合、ネットに繋がっている状態と、繋がっていない状態は同じ読み込み時間になりました。ローカルにあるデータの読み込みと匹敵する速さではありませんでしたが、社内の無線ネットワークと同等だったので、個人的には満足しています。

※これは私の場合であり、あくまで結果値になります(元々重たいデータなので普通のデータはサクサクでした。)

 

G suiteで十分作業できると判断しました

今回、社内で作業するのが一般的な私の業務ですが、G suiteを利用すればクラウドをうまく利用した業務が可能であると判断いたしました。私はこれからこのクラウドG suiteを利用して幅広いネットワークを構築し、また効率化を図っていきたいと思っています。上記記事で「G suite」を検討したい方は是非割引をご利用いただき、試用期間を経てご判断してみてください。

私は今後、色々なやり取りをしていく中でアプリや、グーグルが提供している「G Suiteを使用するトップ10の方法【製造業】」を参考に、色々試していこうと考えています。その際はまたレビューいたします。

以上です。




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