今日は「設計マニュアルや手順書はwebに上げて手渡すのをやめました」というメモです。
私たちの仕事は、各社設計にまつわるルールや環境に応じた対応のマニュアルがあると思いますが、私もフリーランスになってから作業ボリュームが多いときは協力会社さんにお手伝いをお願いすることがって、そんな際には今まで PDFで設計手順を纏めていたものを手渡したり、都度打合せをしていました。
ただ、これって収益に直結しないことは理解していて、私に限らず多くの会社さんが 設計を手順化することで設計を縛り設計者の成長を妨げている かなと思います。
別にそれが悪い事じゃなくて、 設計コストを下げる＝設計に掛かる時間を減らす＝設計をシンプルにする＝設計をマニュアル化するという流れ になるのは当たり前なので仕方が無いんです。
私は今フリーランスで、今後もどんなに売り上げが上がってもフリーランスという働き方は変えないつもりです。 そこで考えて取り組んでいる1つが、その設計マニュアルや関連するルールをwebに上げて必要に応じてみてもらうようにしている事です。
このやり方が設計者全員に対して合っているか解らないんですが、私の場合は 一番効率が良い方法だと思う ので、それを私以外の方でも出来る方法をシェアしようと思います。
rawpixel / Pixabay
その方法は従来の冊子をwebに纏める方法
結論を箇条書きにすると以下のようになります
- webページを作成しそこに必要事項を纏めていく
- 改訂や追記は管理者が行う
- 新しい情報には旧ページからのリンクを貼る
webはホームページかGoogleサイトでOK
webページですが、実はサーバーを借りなくても Google Workspace を利用 その中のアプリケーション Googleサイト を利用すれば簡単に作成が出来ます。 ただ、Google Workspace は有料のサービスなので先に 無料試用してみると良いと思います。
で、結局どんなサイトが作れるかというと、この記事用にサンプルサイトを作成したのでここにリンクを貼っておきます。
⇒ サンプルサイト ※このサイトは リンクを知っている人が閲覧できる設定 にしています。
どうでしょうか？私のサイト作りのセンスは別として・・・・普段の業務効率の悪さが、こういったサイトを作ることで解決できる物だとしたら最高に良いツールだと思います。実際の作り方は 公式サイトを御確認ください。
⇒ サイトの作り方
なんとこれらが パソコンからスマートフォンなどのあらゆる画面に合わせて表示され、作成はプログラミングの専門知識不要 なんです。 で、 結局有料かよ って多くの人が感じると思うんですが、私はフリーランスを始める際にこの Google Workspace を始めてクラウドを使ってデータを共有したり、仕事を管理しているので、関連する人達だけ見れるようにしたり、カレンダーや地図なども貼れるの本当に便利です。
引用：Google サイトでできること
社内プロジェクトの拠点、チームサイト、一般公開のウェブサイトなどを、デザイナー、プログラマー、IT スタッフの力を借りずに構築できます。新しい Google サイトを使用すれば、コンテンツを必要な場所にドラッグするだけで簡単にウェブサイトを構築できます。ドライブの他のファイルと同じように、新しいサイトを作成するとファイルがドライブに追加されます。Google サイトでは他のユーザーとリアルタイムで編集し、お互いの変更を入力時に確認できます。また、他のユーザーが閲覧できるようにサイトを公開して共有権限を制限し、ベンダーやサプライヤーといった共有したいユーザーだけがアクセスできるようにすることができます。Google サイトのウェブサイトはレスポンシブであるため、タブレットやスマートフォン向けにも最適化されます。
ちなみにフリーランスで Google Workspace を利用するなら 1360円／月のBusinessで十分 です。 それに関しては別記事で書いていますのでよかったら御確認ください。
⇒ 機械設計でフリーランスになる際に導入したクラウド「Google Workspace」
最後に
Googleサイト どうでしょうか？ 私は気に入っています。 また、驚きの機能として、実はこのGoogleサイトは 簡単にコピーが作れるちゃう んです。
要するに、別の案件の時なんかに一から作る必要がない んです。
コピーしたものを雛形として名前・アドレスを変えて 中身を別のフォルダのものを参照すればよいだけ で、上手に自分や関係会社に合ったサイトが構築できます。
図面やメール署名の部分にサイトURLを貼り付けておくだけでも最新を見てもらうことが出来ます。もちろん印刷も出来ます。 それが日常的に使われるようになれば凄いことだと私は思うんです。
以上です。