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簡単に使える日報のテンプレート

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今日は「簡単に使える日報のテンプレート」についてのメモです。日報につきましては、各社様の雛形が存在し、日報記入方法や集計のシステムもそれぞれだと思います。今日は私が日々のメモに利用している日報のテンプレートをUPしたいと思います。シンプルな構造で、機能としては、小分類項目の集計が出来る形の日報テンプレートです。

 

日報について

日報とは何でしょうか。以下に説明を引用させていただきます。

引用:コトバンク様

1 毎日行う報告。「業務日報」

2 毎日の報道。また、毎日発行される新聞。

ですので、ここでは業務日報のテンプレートになります。

 

日報って、ギリギリまで仕事しているので書く時間ないです。

日報って、仕事をしていると時間ギリギリまで作業していることが多くて、日報を書くのが面倒・・・ってことが多々あります。(私の場合)

まぁ、言い訳なんですが・・。

 

そして締め日には集計をする必要があったりします。

私のような機械設計士の場合は、一つの案件に対して複数の項目があるので、個々の項目にどれくらい時間を費やしたのかをお客様に説明する場合があります。そのときには日報をありのまま提出して適性工数であったことを把握してもらうことをします。

 

日報の役目は「記録」

日報に書き入れる情報は各社それぞれです。基本的に、日報に必要な内容は単純に一つで

  • 今日何をしたのか(詳細が知りたいし、記録しといて欲しい)

という事だけだと思います。ただ、自分の業務に当てはまる日報のテンプレートはなかなか見つかりません。その部署に必要な項目をオリジナルで作って運用されている方やチームも多いのではないでしょうか?

ですので、日報を上手く使いこなしている所と、そうでない所では業務改善のスピードなんかも大きく違うかもしれません。複数人の部下を持ち、その部署における業務改善のネタを探すようになる時、まず先に通常業務で出ているムダを消そうと考えたとします。そのときに日報の中身が充実していれば業務改善のカギが隠れていると思います。

  • 今月は何をどれくらいやったのか
  • この仕事の振り分けは?
  • 純粋な作業時間ってどれくらいだろう
  • 何か減らせる業務は無いのか・・・

 

ということですね。「想定していた時間より、時間を使ってしまった」という経験は沢山あると思います。

なので、私が日報で取り組んでいる改善提案は、日報に記載する内容を項目に分けて勝手に集計して最後に見れるというものです。作業の記録に漏れが無ければ、1ヶ月の〆の際に日報で各案件別の工程内容の振り分けが集計されているというものです。

 

この時代に・・・この手法・・・古いと思いますが、意外と良いんですよ。

 

簡単に使える日報のテンプレートの使い方

ここでUPする日報のテンプレートでは、記入する所と選択するところの2点を理解すれば、誰でもどの仕事でも利用する事が出来ます。なのでものすごくシンプルです。

 

先に必要な情報を記入します

  • 年、月を選択します。 →日報テンプレートの日付が自動で変わります。
  • 記録する人の名前や部署名を入れます →ここに特殊な機能はありません
  • 随時発生する案件及び工程を赤・青枠内に記載します →ここに記入すると、左の入力部分でリスト選択できるようになります

※随時追加OKです。また、記入項目は自由に書いてOKです

 

日報入力開始です

  • 記入する日の各セル(緑枠内)のリストを選択し、時間を記入します

大・小分類を選択して時間記入だけです

集計部分に数値が加算され集計されます。(随時集計しているので、つきの途中でも進捗がわかります)

  • 出来れば作業の詳細を紫枠内に記入しておきます

※項目行を追加したい場合は以下の方法で増やしてください

 

  • 月の終わりに各案件における各項目に掛かった工数などを把握し活用します

以上です。

 

また、設計途中や設計後に振り返ったときに、より詳細が分かるように備考でルールを入れています。

 

・設計は、購入品のダウンロード(モデル化)及びその他設計に必要なモデル化も含める
・組立図及び部品図は納品する図面作業とする(設計途中での検討図面等は含まない)
・資料は、設計の為の計算・解析・打合せ資料など
・手直しは、納品後の手直し全般とする(詳細を備考等に記載する)
・現場は、スケッチ及び組立などの現場に出向く作業とし打合せと区別すること
・その他は、移動時間及び雑務などの直接作業に直結しないものとする

 

ここからさらに上位の集計について

今日UPする日報のテンプレートは、あくまで1アカウント計算になります。例えば「複数の社員に各自で日報を書いてもらい、それらを自動収集して案件別に合計カウントする」などの、さらに上位の集計を行なう場合は、記載ルールなどを徹底する必要があります。

これもいずれUPしたいと考えていますが、もう少し私のほうでアレンジしないとシンプルにならないので試行錯誤中です。

 

このテンプレートを使うようになって出来るようになったこと

私の仕事の場合では、パソコンで設計したり現場で組立したりで、実際何にどの時間を費やしたのかが見えなくなってしまうことがあります。これが通常掛かる時間なのか、修正(やり直し)項目なのかの把握をしたいと思いました。

実際に運用し始めて出来るようになったことは、月の終わりに振り返った時、実際に数字で出た結果を見て「あの仕事は資料作りに時間が掛かったんだなぁ・・・」と思ったりします。そんな時は、入力エリアの詳細を見て「そうかぁ、この資料はここが難しくて時間掛かったんだなぁ」とか、「ここで時間使った資料、次回用に雛形作っておけば次回は1/3の時間で終わるな」とか、そこが見えるようになりました。

そのため、前もって準備できますよね。改善効果も想定が付くので改善に着手する優先順位をつけることが出来ます。

 

日報のテンプレートをダウンロード

日報のテンプレートは以下でダウンロードできます。

 

 

補足ですが、この日報のテンプレートは、Aという大項目に対して小分類の集計を行なえるので、違う用途でも利用出来ます。例えば、Aという製品(赤枠・大分類)の不良箇所(青枠・小分類)と不良数数(紫枠)の記入を1ヶ月すれば、Aという製品の不良件数と不良内容、そして不良が良く出る日を確認することが出来るということです。ただ、それが日々の日報としても使えるということです。

 

まぁ、恥ずかしいくらいのテンプレートですが、お役に立てるようでしたらアレンジしてもらってご利用ください。




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